2009年11月18日 [長年日記]
_ [book]《書評》当たり前・簡単なことにほど気がつかない〜最強のデスクワーク術
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わたしは事務屋であり、1日の殆どがデスクワークで終わっているので、仕事の負担を軽くできるノウハウが手に入るかも、と思って読んでみました
ここに取り上げられている74の提案には、突飛なものは1つもない。読んでしまうと「たったそれだけ？」と拍子抜けしてしまう事が多い。でも、そういう簡単なことほど、自分では気がつかない事が多いのも確かだし、この簡単なことを実践するか否かでミスの量が変わってくるのも事実
すでに自分が実践していることもあったけど、案件に合わせたFax送付状の作り方や、外出が多い人向けの電話伝言メモの作り方が参考になりました。こういう物は「1件1枚」で作ることが多いけど、それにこだわる必要がないというのが目からウロコだった
これは自宅本棚ではなく、職場に常備しておきたい本だ。それも、自分だけでなくみんなが見られるようにするといいかも
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おまけ この本に出ていなかったことで、自分が実践している事務テクニックを書いてみる
☆コピー取りを楽に
この本の中でも「大量のコピーを手際よく終わらせるワザ」は複数提案されていますが、あくまでも「すべて同じ大きさの紙を大量コピーする」ケースなんですよね。わたしの職場ではサイズ混合の書類コピーが多いので、それに合わせたテクニックを
自分の職場でよくあるのが「A4とA3が混合した書類1組をファイルから出してコピーを取る」というケースです。こういう場合、書類を綴りひもなりファイルから外して、そのままコピー機にセットすると、コピー語の原紙もコピーした物も、紙が全部右に寄ってしまい、パンチ穴を開ける(開いている)左側にそろえてとじるのが非常に大変になるのですよ。原稿が多かったり、コピー部数が多いと重労働
なので、原稿はコピー機にセットする前にすべて紙を右側に寄せてしまう。そうすると原紙もコピーも、コピー機から出てきたときには左側に紙が寄った状態になり、とじるのが非常に楽
☆細長い付箋紙は2色用意
書類を作成するとき「殆ど同じ内容だが、1カ所だけ単価が違う書類を2種類作る」という事が時々あります。作成した書類を依頼者に渡すとき、それぞれ違う色の付箋を貼ります。付箋紙には「商品aの単価=***円」などと書いておきます。こうしておくと、書類の比較をするときに付箋紙の色で判別ができるようになるので、判断が楽になる。個人的に付箋紙はあまり何色も使わない方がいいと思う。自分が使う付箋紙は極力1色で揃えるようにしています
☆蛍光ペンは濃い色も用意
この本では「蛍光ペンは黄色が断然役に立つ!!」と紹介されています。理由は「コピーしても網掛けが発生しないから」なのだけど、逆に「コピーしてもマークしたことがわかるようにしておきたい」場合もあるんだよね。なので、わたしは蛍光ペンは黄色とピンクを場合によって使い分けています